3 Cara Cepat dan Tepat Atasi Miskomunikasi di Kantor. Nomor 3 Nggak Nyangka!

Miskomunikasi adalah salah satu tantangan terbesar yang sering dihadapi oleh pekerja kantor. Tidak jarang, miskomunikasi dapat menyebabkan kesalahpahaman, frustrasi, dan bahkan konflik di tempat kerja.

Anda mengirim pesan kepada rekan Anda, minta agar dokumen diperbaiki. Ketika Anda periksa dokumen tersebut, ternyata kesalahannya jadi makin parah. 

Atau, instruksi dari atasan jadi beda sekali ketika dicek di bawahan. Memusingkan dan menyebalkan, bukan? 

Namun, dengan langkah-langkah yang tepat, kita bisa mengatasi masalah ini dengan efektif. 

Mengapa Terjadi Miskomunikasi

Miskomunikasi terjadi ketika pesan yang disampaikan oleh satu pihak tidak dipahami atau diterima dengan benar oleh pihak lain. Ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan miskomunikasi, di antaranya:

Perbedaan Latar Belakang: Setiap orang memiliki latar belakang yang berbeda, baik dari segi budaya, pendidikan, maupun pengalaman. Hal ini bisa mempengaruhi cara mereka memahami pesan.

Kesalahan Penafsiran: Pesan yang ambigu atau tidak jelas dapat dengan mudah disalahartikan.

Kurangnya Keterampilan Komunikasi: Tidak semua orang memiliki keterampilan komunikasi yang baik, yang bisa membuat pesan tidak disampaikan dengan efektif.

Emosi yang Tidak Terkendali: Emosi seperti marah atau frustrasi dapat mengaburkan pesan yang ingin disampaikan.

3 Cara Menerima dan Menyampaikan Pesan

George Bernard Shaw, penulis Irlandia, berkata:

“Satu kesalahan terbesar dalam berkomunikasi adalah ketika kita menyangka bahwa komunikasi telah terjadi.”

Seringkali kita menyangka, bahwa kita sudah berkomunikasi. Ada asumsi di dalam kepala kita yang menyatakan, “saya sudah bilang ini dan itu, dan dia paham.” Padahal, apakah sudah pasti pesan yang kita sampaikan jelas? Apakah rekan kita menangkap pesan itu dengan baik?

Berikut adalah tiga cara efektif untuk mengatasi miskomunikasi di kantor:

1. Dengarkan dan Pastikan

Pertama, mari berandai bahwa kita adalah penerima pesan.

Salah satu penyebab utama miskomunikasi adalah kurangnya kemampuan mendengarkan. Banyak orang lebih fokus pada apa yang akan mereka katakan, daripada benar-benar mendengarkan lawan bicara. 

Alkitab mengajarkan pentingnya mendengarkan dalam Yakobus 1:19, “Hai saudara-saudara yang kukasihi, ingatlah hal ini: setiap orang hendaklah cepat untuk mendengar, tetapi lambat untuk berkata-kata, dan juga lambat untuk marah.” 

Juga dalam Amsal 18:13 dikatakan, “Jikalau seseorang memberi jawab sebelum mendengar, itulah kebodohan dan kecelaannya.” Jadi jelas, mendengar dengan baik itu perlu.

Cara praktis untuk meningkatkan kemampuan mendengarkan di tempat kerja:

• Kontak mata: Menunjukkan bahwa Anda benar-benar memperhatikan.
• Perhatikan detail: Catat dan ingat detail-detail yang penting.
• Jangan interupsi: Biarkan lawan bicara menyelesaikan perkataannya sebelum Anda merespon.

Sesudah itu, pastikan bahwa Anda menangkap pesan tersebut dengan tepat. Jangan sungkan untuk bertanya, mengulang kembali pesan yang disampaikan, atau memastikan kembali bahwa Anda dan rekan sudah “sefrekuensi”. 

Seorang teman saya pernah berkata, “Lebih baik Anda tanya saya terus sampai saya marah, daripada Anda cuma bilang iya namun tak mengerti.” Pastikan bahwa pesan tersebut sudah sampai dengan tepat.

2. Sampaikan Pesan dengan Jelas

Sekarang, mari kita berandai bahwa kita penyampai pesan.

Miskomunikasi sering terjadi karena pesan yang disampaikan tidak jelas atau ambigu. Sayang, banyak orang tidak mengerti bagaimana menyampaikan pesan dengan jelas.

Baik secara lisan, maupun secara tertulis (termasuk dalam chat), tantangannya adalah pesan sampai kepada penerima. Kita sering merasa, bahwa kalau pesan sudah sampai, selesai sudah tugas kita. Bagaimana jika si penerima tidak mendapat pesan dengan sempurna?

Oleh karena itu, medium apapun yang kita gunakan, mari pastikan bahwa pesan sampai dengan tepat. Berikut tipsnya: 

• Jelas dan ringkas: Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang dan berbelit-belit.
• Poin-poin penting: Buat daftar poin-poin penting agar pesan lebih mudah dipahami.
• Minta penerima mengulang pesan: Pastikan pesan utama diulang untuk menekankan pentingnya informasi tersebut.

Seperti yang dikatakan dalam Amsal 29:20, Kaulihat orang yang cepat dengan kata-katanya; harapan lebih banyak bagi orang bebal dari pada bagi orang itu. Mereka yang terburu-buru atau berbelit bicaranya, tidak lebih baik dari orang bebal.

Tentu kita tidak ingin disebut orang bebal. Mari, jadi penyampai pesan yang baik!

3. Gunakan Bahasa yang Sederhana

Inilah cara yang paling mudah dan mungkin tidak terduga. Bahasa yang mudah dan sederhana tentu membuat kita mudah memahami pesan.

Jika kita penyampai pesan, bicaralah dengan kata-kata yang mudah dipahami. Berikan instruksi dengan cara yang sederhana. Jika kita penerima pesan, kita bisa meminta penyampai pesan untuk berbahasa dengan simpel.

Mudah, bukan?

Kesimpulan

Miskomunikasi di tempat kerja bisa diatasi dengan langkah-langkah yang tepat. 

Pada dasarnya, komunikasi adalah tentang menerima dan mencerna pesan. Apapun peran kita, baik sebagai penyampai atau penerima, mari pastikan bahwa komunikasi selalu efektif.

Dengan menerapkan langkah-langkah ini, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih harmonis dan produktif.

Selamat mencoba dan semoga sukses!

Related articles:

• 9 Cara Menjadi Profesional di Tempat Kerja, Auto Bersinar di Kantor!
• Sulit Dapat Kepercayaan di Dunia Kerja? Lakukan Dua Hal Ini
• Fokus: Cara Hebat Produktif di Tempat Kerja
• “Mengapa Saya Bekerja?” Pahami Prinsip Kerja Orang Kristen

–

–

Last modified: Jul 1